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Autor: Frank Opaszowski

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Die 6 Schritte der erfolgreichen Vorbereitung



Wenn ich Sie bitten würde, Ihre Augen zu schließen und sich eine Verhandlung vorzustellen, wie würden Sie mir Ihre geistigen Bilder beschreiben?

Sehr wahrscheinlich wären das entweder ein hoher, großer Raum mit mehreren einfachen Holztischen und vielen Stühlen in mehreren Reihen, die Platz für mehrere Dutzend Zuschauer bieten.
Oder ist es ein mittelgroßer, modern eingerichteter Verhandlungsraum mit einer großen Glasfront, einem langen, weißen Tisch und einigen hochwertigen Stühlen?
Sie beobachten einen amerikanischen Staranwalt, der vor Gericht um die Unschuld seines Mandanten kämpft. Oder Sie sitzen mit dem jungen, unerfahrenen Jura-Absolventen in dem Büro der skrupellosen Gegenseite und kämpfen für die Rechte der Menschen, die ihre Gesundheit durch die Profitgier krimineller Konzerne verloren haben.

Sie denken bei Verhandlungen an psychologische Manipulationen, unfaire Rhetorik und skrupellose Akteure? 
Wenn dem so ist, dann läuft vor Ihrem geistigen Auge ein Hollywood Film ab.

Die Realität sieht anders aus. Glücklicherweise.
Bei einer Verhandlung treffen zwei Parteien aufeinander, die an einem gemeinsamen Ziel interessiert sind - beide möchten etwas bekommen.

Genau so verhält es sich bei dem ersten Schritt einer Verhandlung. Der perfekten Vorbereitung.
Das Auslassen einer, oder gar mehrerer Punkte, führt im weiteren Verlauf der Verhandlung zu nicht mehr kompensierbaren Nachteilen!

Das einzige, was Sie für eine gute Planung benötigen ist Zeit.
Nutzen Sie die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht. Gehen Sie die einzelnen Punkte der 6 Schritte durch.

Ja, Zeit ist kostbar. Das Verhandlungsergebnis ist auch das Ergebnis Ihrer Investition!





Die 6 Schritte einer erfolgreichen Vorbereitung

  1. Ziele definieren
  2. Verhandlungspartner analysieren
  3. Argumente finden
  4. Argumente gewichten
  5. Einwände entkräften
  6. Umsetzung inszenieren

Wie gehen Sie vor?

Der erste Schritt sieht vor, dass Sie ein Team zusammenstellen. Diese Mitglieder unterstützen Sie in der Phase 1-5

1. Definieren Sie ein konkretes Ziel

Das klingt banal, doch dieser Aspekt wird viel zu wenig beachtet. Frage ich Seminarteilnehmer oder leitende Angestellte in Unternehmen nach deren konkreten Zielen, bekomme ich sehr häufig Floskeln wie: "Den besten Preis erzielen, die größte Menge zu verkaufen" usw. Diese vagen Aussagen müssen in konkrete Zahlen umgewandelt werden.

Der gute alte Zettel

Schreiben Sie Ihre Ziele auf! Nehmen Sie diesen Zettel mit in die Verhandlung. Wenn es hitzig wird und Sie sich unter Druck gesetzt fühlen, dient er Ihnen als Erinnerung nicht von Ihren Zielen abzuweichen.

Notieren Sie Ihr Minimalziel und Ihr Maximalziel

Zwei Minimalziele

Überlegen Sie sich Ihre Untergrenze! Nehmen wir einmal an Sie verkaufen ein Produkt. Wo ist die Untergrenze, die Sie nicht unterschreiten dürfen, weil es sich für Sie nicht mehr rechnet? Nicht für tolle Versprechen, schöne Worte oder die Aussicht auf einen wohlklingenden Namen für Ihre Referenzliste. Überlegen und kalkulieren Sie im Vorfeld wo diese Grenze liegt.
Was ist das zweite Minimalziel? Das ist jener Betrag, den Sie auch ohne die bevorstehende Verhandlung auf den Markt erzielen würden. Folglich macht ein Abschluss nur Sinn, wenn der Preis darüber liegt.

Ein Maximalziel

Welches Maximalangebot können Sie realistisch erwarten? Sie bieten ein für den Markt attraktives Produkt an? In diesem Fall werden Sie Ihre Forderung offensiver darlegen, als wenn Sie auf den Abschluss angewiesen sind.
Überlegen Sie sich, in welcher Situation Sie sich befinden. In welcher Situation sich Ihr Unternehmen befindet. Noch besser: Überlegen Sie sich was Ihr Gegenüber glauben könnte, in welcher Situation Sie sich befinden könnten!
Die Antwort darauf wird Ihren Verhandlungsstil beeinflussen. Und Ihr Geschäftspartner wird das registrieren.

Immer schön beweglich bleiben

Beweglichkeit bedeutet, Ihre Kompromissbereitschaft zu zeigen. Die Größe Ihrer Bereitschaft bewegt sich in dem definierten Bereich innerhalb der Maximal- und Minimalgrenze.

Auf 2/3 verzichten und dennoch gewinnen

Anders ausgedrückt: Mache Zugeständnisse, die keine sind!
Verhandlungen leben von Bewegung. Jede Seite erwartet Zugeständnisse, also ein Nachgeben in verschiedenen Punkten. Da Sie das wissen, beschenken Sie Ihr Gegenüber. Überlegen Sie, auf welche Forderungen Sie verzichten können.

Wie gehen Sie vor?

Zunächst notieren Sie sich die Punkte, welche Sie erzielen müssen und die, auf die Sie verzichten können. Als großzügiger Mensch erklären Sie sich später dazu bereit, auf drei von vier, für Sie unwichtige Punkte, zu verzichten. Eine noch stärkere Wirkung erzielen Sie, wenn Ihr Verhandlungspartner selbst Sie um diese Punkte herunterhandelt! Die Schwierigkeit liegt darin, dass Sie dem anderen das Gefühl der Überlegenheit geben müssen. Richtig zu verhandeln bedeutet, zielführend zu verhandeln. Hier ist Professionalität gefragt - und nicht Ihr Ego.

Was können Sie verschenken?

Wie bereits erwähnt, überlegen Sie sich einige Punkte auf die sie verzichten können. Das Augenmerk legen Sie bitte auf die Sichtweise Ihres Gegenübers. Bieten Sie nur Peanuts an, wird Ihre Absicht erkannt. Nur wenn Ihre Nachgiebigkeit in den Augen des Anderen relevant sind, haben Sie Ihr Ziel erreicht.

Seien Sie großzügig

Pro Verhandlungspunkt, den Sie erzielen möchten, sollten Sie daher zwei bis drei relevante Punkte finden, die Sie verschenken können. Hier ist nun Ihre Kreativität und Wissen um Ihr Business gefragt. Beachten Sie, dass die Ausarbeitung dieser Punkte mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, als Sie es sich im Moment vorstellen.


Mein Tipp: Besprechen Sie diese Punkte frühzeitig und klären Sie mit anderen Abteilungen und Ihren Vorgesetzten was Sie vorhaben. So erlangen Sie Klarheit darüber, in welchem Rahmen Sie sich bewegen dürfen.


Was möchte die Gegenseite?

Die Semantik einer Verhandlung beinhaltet, dass zwei Parteien aufeinandertreffen. Somit müssen Sie sich auch mit den voraussichtlichen Erwartungen der Gegenseite beschäftigen. Bereits bei der Erklärung Ihrer Ziele ist Ihnen diese Frage bestimmt schon durch den Kopf gegangen. Was wünschen sich die anderen? Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten? Welche Punkte sehen Sie als problemlos an?

Werten Sie sich durch Ihre Darstellung auf!

Fallen Sie aus den Rahmen

Ich kenne nicht Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Aber ich weiß, dass Sie damit nicht alleine auf dem Markt sind. Daher ist es wichtig, dass Sie sich folgende Frage beantworten: Wie können Sie Ihr Produkt, Ihre Firma und sich selbst durch Ihre Darstellung aufwerten?

Setzen Sie sich positiv ab! Das kostet Mühe, ist aber sehr lohnenswert. Wie das geht zeige ich Ihnen in dem nachfolgenden Punkt. Sie müssen sich dafür nur die Frage stellen:

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2. Wer ist mein Gegenüber?

Zu der Beantwortung gehört mehr, als nur den Namen zu kenn und zu wissen, in welchem Bereich die Person tätig ist.
Ich frage daher noch einmal: Wer ist Ihr Gegenüber?
Hier geht es um Informationen, die in die Tiefe gehe. Es geht um Informationen über den Menschen.

Welche Hobbys hat er?
Welche Probleme hat er in seinem Geschäftsbereich?
In welcher Situation befindet sich sein Unternehmen?
Wie ist sein Verhandlungsstil?

Jetzt denken Sie bestimmt Toll, wie soll ich das in Erfahrung bringen?
Dafür haben Sie ein Team zusammengestellt. Schauen Sie sich in Ihrem Umfeld um. Alle Teammitglieder fragen ihre direkten Kollegen oder andere Abteilungen, ob jemand Kontakt zu der Person gehabt hat.

Sind Sie in einem großen Unternehmen tätig, fragen Sie bei anderen Niederlassungen nach. Wirbeln Sie Staub auf. Lassen Sie jeden wissen, dass Sie auf der Suche nach Informationen über jemanden sind.

Wirbeln Sie Staub auf

Nutzen Sie ihre geschäftlichen Kontakte. Fragen Sie ihre Kunden, ihre Zulieferer und Ihre Fachhändler. Je größer Ihr Suchradius um Informationen zu erlangen, desto größer ihre Erfolgsaussichten. Schauen Sie über den beruflichen Tellerrand hinaus. Lassen Sie Ihr privates Umfeld nicht außen vor.
Sie fragen sich, was das bringen soll?
Mir brachte es die Lösung!

Ein Telefonat mit Folgen

Bei einem Telefonat mit einem guten Freund unterhielten wir uns wie üblich auch über unsere berufliche Situation. Ich erwähnte den Namen des Unbekannten, über den ich nichts in Erfahrung bringen konnte. Und was sagte mein Freund?: "Den kenne ich aus der Zeitung, der ist im Vorstand unseres Tennisclubs"
Am nächsten Vormittag machte ich mich auf den Weg zum Vereinsheim des Tennisvereins. Der Zeitpunkt ist ideal. Es sind nur wenige Menschen im Lokal und die Gefahr, den Gesprächspartner anzutreffen, ist sehr gering. Das Wichtigste aber: Die Mitarbeiter haben Zeit! Zeit, um in Ruhe meine Fragen zu beantworten. Fragen Sie höflich und bitten um Verständnis für Ihre Situation und sie werden erstaunt sein über die Fülle an Informationen.
Ich erfuhr neben seinen Eigenschaften noch zwei wertvolle Details: Sein Faible für ein seltenes spanisches Mineralwasser. Und seine Leidenschaft für den Musiker James Last.
Begeistert machte ich mich auf den Heimweg, sprach mit meinem Chef und machte mich an die Vorbereitungen.

Die Kleinigkeiten machen den Unterschied

Dienstag, 14. April, 10:25 Uhr.
Mein Kollege und ich begrüßen unsere Gäste am Empfang und geleiten sie in den Besprechungsraum.
Sie sind noch dabei sich an ihren Plätzen einzurichten, da bemerkte ich, dass sich meine Bemühungen auszahlen könnten. Der "Chef" nimmt die Flasche Mineralwasser in seine Hand, als er plötzlich innehält und lächelt. Und ich bin zufrieden, weil sich meine Mühe ausgezahlt hat. Weil ich mir die Frage gestellt hatte: "Wer ist mein Gegenüber"? Es sind im Leben die Kleinigkeiten, die den Unterschied ausmachen. 

Aber Übertreiben Sie es nicht. Es ist eine Sache, wenn sich jemand fragt woher Sie diese Information haben. Niemand möchte das Gefühl bekommen, Sie hätten der Person nachspioniert. Aus diesem Grund habe ich auch die Information über seine musikalische Vorliebe nicht verwendet. 

Sprudelnd, erfrischend, belebend - und manchmal auch verbindend

Erinnern Sie sich an meine Frage, wie Sie Ihre Firma und sich selbst positiv darstellen können? Die Antwort haben Sie soeben gelesen. Indem Sie sich Mühe geben!
80% aller Entscheidungen werden unbewusst emotional getroffen - und werden später rational begründet.
Unterstützen Sie Ihr Gegenüber dabei, dass er sich emotional für Sie entscheidet. Machen Sie sich Mühe! Was möchte Ihr Gesprächspartner? Er möchte das, was sich alle Menschen wünschen - Anerkennung und Wertschätzung.

Liegt die größte Wertschätzung, die wir einem Menschen entgegenbringen können nicht darin, dass wir uns Mühe für ihn geben?

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3. Argumente suchen

Packen Sie einen Rucksack

Auf geht´s. Nein, nicht zum Wandern. Machen Sie es genau so, wie es ein erfolgreicher Verkäufer macht, der zu seinen Kunden fährt. Genau wie ein Wanderer sich auf seine Tour vorbereitet, bereitet sich der Verkäufer auf den Kundenbesuch vor. Indem er seinen Rucksack mit den Dingen befüllt, die er für einen erfolgreichen Abschluss benötigt. Nämlich mit Argumenten, warum der Kunde sein Produkt kaufen soll.

Setzen Sie Ihre Argumente in Szene

Wenn Sie Argumente suchen, packen Sie nur die in den Rucksack hinein, die auch einen Nutzen für den Kunden darstellen. Bringen Sie am Anfang Zahlen, Daten und Fakten. Damit zeigen Sie Ihre Kompetenz. Aber setzen Sie diese mit Bedacht ein. Nichts wirkt einschläfernder als ein 15-minütiger PowerPoint Monolog.

Denken Sie an die anderen, denn...

...Sie wissen nicht, wer vor Ihnen sitzt. Sie können sich in technische Details verlieren, die nur Eingeweihte verstehen. Sie können aber auch stattdessen den daraus resultierenden Nutzen definieren - und holen somit die Teilnehmer ab, die wegen der kaufmännischen Details zugegen sind. Sie haben sich große Mühe gegeben starke Argumente zu finden. Sprechen Sie so, dass alle im Raum Sie verstehen.

Es ist ein Zeichen des Respekts darauf zu achten, dass alle Anwesenden Informationen erhalten, die für jeden verständlich sind.

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4. Argumente gewichten

Sie haben gute, starke Argumente gefunden? Super!
Sie werden festgestellt haben, dass manche davon stärker wirken als andere. Das einige einen größeren Einfluss auf die Verhandlung haben werden als andere. Das ist gut, denn um die gewünschte Wirkung zu erzielen, werden wir die Argumente in drei Kategorien einordnen.


Gewichten Sie Ihre Argumente in drei Kategorien


  • Kategorie A = Muss-Inhalte
    Das sind die Kernaussagen. Das sind Informationen, die Sie vortragen müssen. Sie betonen den Nutzen und dienen dazu, Ihr Gegenüber zu beeindrucken. Vorsicht: Hier ist Qualität gefragt! Führen Sie zu viele Argumente an, verwässern Sie Ihre Aussagen. In der Regel reichen drei bis fünf gute Argumente. Und beachten Sie den Zeitrahmen. Bei der Zusammenfassung Ihrer Punkte bringen Sie die Essenz der Essenz in maximal 30 Sekunden dar.
  • Kategorie B = Soll-Inhalte
    Diese Argumente lassen Ihre vorherigen Kernaussagen überzeugender und beispielhafter erscheinen.
    Dafür eignen sich Kundenmeinungen ebenso wie Tabellen oder Berichte. Bei der Aufzählung ist eine visuelle Unterstützung von Vorteil.
  • Kategorie C = Kann-Inhalte
    Wenn Sie sich in der komfortablen Situation befinden, dass noch Zeit zur Verfügung steht, dann zeigen Sie Hintergrundinformationen über das Produkt / Dienstleistung, oder über Ihr Unternehmen. Auch wenn noch genügend Zeit vorhanden ist: Halten Sie sich kurz! Überlegen Sie sich, was für die anderen interessant ist und nicht, was Sie für interessant halten.

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  • 5. Einwandbehandlung

    Ein Rucksack kommt selten allein

    Sie erinnern sich noch an den Rucksack, den wir mit guten Argumenten gefüllt haben? Sehr schön.
    Weil Sie das bereits so gut können, packen Sie jetzt einen zweiten Rucksack. Wir befüllen diesen mit Antworten auf die Einwände der Gegenseite. Egal wie durchdacht und sinnhaft Ihre Argumente sind - sie werden immer mit einem Einwand erwidert.
    Immer!

    Außer Sie verkaufen wirklich etwas Einzigartiges: So etwas wie einen Laptop der auf Knopfdruck auf die Größe eines USB Sticks schrumpft. Oder eine Tablette, welche die Kalorienzahl der letzten Mahlzeit halbiert. Vielleicht liest das hier ein Erfinder, der noch auf der Suche nach etwas Neuem ist...
    Da sie aber so etwas sehr wahrscheinlich nicht anbieten können (Schade, nicht wahr?), müssen sie auf Einwände vorbereitet sein.
    Gute Verkäufer wissen das und bereiten sich darauf vor. Machen wir es genau so.

    Das macht doch kein Mensch

    Überlegen Sie einmal, welche typischen Einwände zu Ihrem Produkt / Dienstleistung kommen könnten? Das sind maximal acht Einwände. Mehr gibt es nicht. Kein Mensch steht morgens auf und sagt :" Hm, komisch, es gibt zu wenige Einwendungen bei Verhandlungen. Das werde ich jetzt ändern und denke mir 10 neue Einwände aus".

    Notieren Sie die typischen Einwände - und Ihre Antworten


    Das bedeutet für Sie: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Notieren Sie mit Ihrem Team die typischen Einwände - und überlegen, welche starke Antworten passen könnten.

    Jetzt könnten wir den Abschnitt "Einwandbehandlung" abschließen. Wir haben uns auf die sachlichen Einwände eingestellt und uns mit den Möglichkeiten der Entkräftung derselben durch gute Antworten gewappnet.
    Das Problem: Es gibt auch unsachliche Einwände! Das sind solche, wo wir uns fragen, was das zum Teufel denn hier zu suchen hat. Das Problem dieser Art von Einwänden ist:

    Ein unsachlicher Einwand kommt niemals allein

    Stellen Sie sich einen großen, leeren Platz vor. Wie in einem Western. In der Mitte befindet sich ein Brunnen. Um den Brunnen herum ist es sauber. Keine Papierreste. Kein, dass gerne in Western gezeigte, umherfliegendes vertrocknetes Gestrüpp. Diese Papierreste und das Gestrüpp würden die sachlichen Einwände symbolisieren. Aber da Sie diese Einwände entkräftet haben, ist der Platz jetzt sauber.

    Ihr Gesprächspartner bringt nun unverhofft einen unsachlichen Einwand. Einen solchen Einwand können Sie nicht rational entkräften! Jetzt öffnet Ihr Gesprächspartner quasi die Abdeckung des Brunnens. Da Sie den Inhalt des Brunnens nicht kennen, wissen Sie nicht was er mit dem Eimer herausholen wird. Sie müssen nun aufpassen. Wenn er schon unsachliche Einwände vorbringt, wird er noch anderes aus dem tiefen Brunnen an die Oberfläche holen.

    Das können unfaire Taktiken sein, der Psychotricks die nur das Ziel haben, Sie zu destabilisieren. Das können auch psychologische oder logische Manipulationen sein. Das müssen Sie erkennen und entsprechen darauf reagieren.
    Da dieser Bereich sehr umfangreich ist und den Rahmen hier sprengen würde, habe ich zu diesem Thema einen weiteren Blogartikel geschrieben. Klicken sie einfach hierauf um zu den Artikel zu gelangen.

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    6. Umsetzung inszenieren

    Respekt, wir biegen nun auf die Zielgeraden ein. Bald ist der Moment gekommen, Ihre Forderungen auf den Tisch zu legen. Alle bisherigen Aufgaben wurden im Schutze unserer Büros gelöst. Nun heißt es, die Forderungen zu präsentieren!

    Wer übernimmt welche Rolle?

    Die Fähigkeit einiger Mitarbeiter, bis hierhin einen wichtigen Beitrag geleistet zu haben, bedeutet nicht automatisch, diese auch überzeugend am Verhandlungstisch zu präsentieren! Jetzt geht es um die Präsenz. Und um die Frage, wer trägt in dem Team etwas vor?
    Mit dem Wort "Team" erübrigt sich die Frage, ob Sie alleine in eine Verhandlung gehen.

    Ziehen wir ein bildhaftes Beispiel aus Hollywood hinzu. Denken Sie an amerikanische Filme, wo der Anwalt der kleinen Leute alleine in einem Raum wartet. An der Glasfront marschieren fünf Anwälte in dunklen Maßanzügen entlang, bevor sie bestimmt den Raum betreten. Hier erübrigt sich bereits die Frage nach dem psychologischen Vorteil.

    Machen wir es wie im Handball

    Haben Sie schon einmal ein Handballspiel gesehen? Dann ist Ihnen sicherlich folgendes aufgefallen: Je nachdem, ob eine Mannschaft angreift oder verteidigt, werden verschiedene Spielertypen eingesetzt. Spezialisten für den Angriff und für die Verteidigung. Machen wir es genau so. Die Mitarbeiter, die uns bisher so wunderbar unterstützt haben, sind unsere Verteidiger. Aber sind diese auch die perfekten Spieler, wenn wir angreifen?

    Wie viele sollen es denn sein?

    Stellen Sie ein Team aus drei oder vier Personen zusammen. Ich habe nie erlebt, dass mehr als fünf Personen auf der Gegenseite saßen. Bedenken Sie, dass alle Anwesenden auch eine Funktion erfüllen müssen. Nur dazusitzen um "die Reihen zu schließen" wirkt unprofessionell.

    Verteilen Sie die Aufgaben


    Für Sie hat es vier Vorteile im Team zu agieren

    1. Habe ich bereits oben anhand des negativen Beispiels aus Hollywood erläutert. Der arme Teufel ist allein mit der Übermacht der Gegenseite. Mehrere Personen demonstrieren Macht.
      
    2. Es reden mindestens zwei weitere Personen in Ihrem Team. Das sorgt für Abwechslung. Vor allem zeigt es, dass auch andere in Ihrer Firma kompetent sind. Das ist wichtig, wenn es um Detailfragen geht, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen zählen.
      
    3. Sie können sich zurücknehmen. Bei einer Verhandlung befinden Sie sich in einem Ausnahmezustand. Sie sind konzentriert und fokussiert. Welch eine Wohltat, wenn Sie sich mal zurücklehnen und etwas trinken können.
      Mit dem beruhigenden Wissen, dass der Kollege professionell fortführt. Und, Sie können die Gegenseite beobachten. Und zwar in aller Ruhe. Sie werden die Atmosphäre im Raum besser wahrnehmen, wenn Sie nicht dauernd reden müssen.
      
    4. Sechs Augen sehen mehr als zwei. Und sechs Ohren hören mehr als zwei. Das Verziehen des Mundwinkels bei einer bestimmten Passage wird Ihrem Team genauso wenig Ihrer Aufmerksamkeit entgehen, wie der kurze Plausch zwischen zwei Personen.


    Klären Sie die Rollen der Teilnehmer

    Klären Sie im Vorfeld die Zuständigkeiten. Wer darf auf Einwände reagieren? Wer antwortet auf welchen Frage Typ? Sie möchten Ihren bisherigen guten Eindruck nicht dadurch kaputt machen, indem alle aufgeregt drauflos reden.

    Mein letzter Tipp für Sie: Zeigen Sie Emotionen, wenn Ihnen etwas missfällt oder wenn Sie etwas gut finden. Aber bleiben Sie im Kopf immer cool.

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    Über den Autor:

    Frank Opaszowski hat mehrere Jahre erfolgreich im Außendienst für große deutsche Unternehmen gearbeitet. Seine Leidenschaft für Business Verhandlungen entdeckte er im Jahr 2001. Heute ist er selbstständiger Keynote Speaker und gibt Seminare. In seinem Blog schreibt er regelmäßig zu den verschiedenen Aspekten des zielführenden Verhandelns und wirkungsvoller Rhetorik.

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